Paso 1: saber qué tipo de sesión corresponde
La ley distingue tres tipos de asamblea, y el tema que se va a tratar define cuál corresponde:
- Ordinaria: se celebra al menos una vez al año y en ella se rinde cuenta de la gestión, se aprueba el balance y se designa o remueve al administrador y al comité.
- Extraordinaria de mayoría absoluta.
- Extraordinaria de mayoría reforzada: para las materias de mayor impacto, como ciertas obras o alteraciones de bienes comunes.
El artículo 15 de la Ley 21.442 contiene el cuadro con las materias de cada tipo de sesión. Antes de citar, revisa en qué categoría cae tu tema.
Paso 2: citar con el plazo correcto
La citación la cursa el presidente del comité de administración o el administrador, y debe llegar a todos los copropietarios con una anticipación mínima de 5 días y máxima de 15 días, de forma personal, por carta certificada o por correo electrónico registrado.
El detalle importa: la ley entiende que el domicilio del copropietario es la unidad del condominio y que el correo válido es el que está en el registro de la administración. Por eso mantener actualizado el registro de copropietarios, arrendatarios y ocupantes evita impugnaciones posteriores.
La citación debe incluir la tabla de materias que se tratarán. Un tema que no está en la tabla no debería acordarse en esa sesión.
Paso 3: asegurar el quórum
| Tipo de asamblea | Quórum para sesionar | Quórum para acordar |
|---|---|---|
| Ordinaria | 33% de los derechos | Mayoría absoluta (50% + 1) de quienes asisten |
| Extraordinaria de mayoría absoluta | 50% + 1 de los derechos | 50% + 1 de los derechos |
| Extraordinaria de mayoría reforzada | 66% de los derechos | 66% de los derechos |
Si no se reúnen los quórums, el comité, el administrador o los copropietarios pueden pedir al Juzgado de Policía Local que cite a la asamblea, para que la comunidad pueda adoptar acuerdos.
Alternativas: asambleas virtuales y consulta escrita
- Asambleas virtuales o mixtas: la asamblea debe acordar las condiciones que aseguren participación y votación efectiva y simultánea, y esas condiciones deben estar incorporadas en el reglamento de copropiedad. Además deben cumplirse las normas del reglamento de la ley.
- Consulta escrita: la decide el comité de administración y sirve para cualquier materia que corresponda a la asamblea. El comité debe notificar a los copropietarios el texto de la consulta, los antecedentes necesarios, la fecha y hora de una reunión informativa (sin quórum exigido) y el plazo para responder. Rigen los mismos quórums de las sesiones presenciales.
Quién puede representar a un copropietario
Además de la representación que permita el reglamento de copropiedad, la ley permite que el arrendatario represente al copropietario sin poder, siempre que:
- Ni el copropietario ni su representante hayan asistido a la asamblea.
- El copropietario no haya manifestado por escrito a la administración que no autoriza esa representación.
- Se trate de una sesión ordinaria o de una extraordinaria de mayoría absoluta.
En las sesiones extraordinarias de mayoría reforzada, todo representante debe contar con poder otorgado por el copropietario.
Qué debe quedar en el acta
El presidente del comité —o quien designe la asamblea— debe registrar un acta por escrito de cada sesión, con los acuerdos adoptados y el quórum de constitución y de adopción de cada uno. Las actas constan en un libro foliado, en papel o digital, firmado por los miembros del comité o por los copropietarios designados.
Un acta que no indica el quórum es la primera pieza que se cuestiona cuando un acuerdo se impugna.
Si aparece un conflicto
La ley ofrece cuatro caminos:
- Juzgado de Policía Local: resuelve las contiendas relativas a la administración y funcionamiento del condominio.
- Juez árbitro: por acuerdo de las partes en conflicto o designado por el juez de letras competente.
- Mediación extrajudicial: las municipalidades pueden prestarla; en condominios de viviendas de interés público están obligadas.
- Sistema de Reclamaciones y Sanciones del MINVU, que solo procesa denuncias sobre las funciones del administrador.
Un administrador con experiencia prepara la asamblea antes de que exista el conflicto: citación en plazo, tabla de materias completa, antecedentes a disposición de los copropietarios y acta con quórum. Es parte del servicio que MR Group entrega a cada comunidad.